판례 해설
시대가 변하고 기술이 발전하면서 조합 총회에도 전자투표가 가능하지만, 여전히 조합 총회에서의 의결권 행사 방식은 관리단집회보다 다소 까다로운 면이 있다. 즉, 관리단집회의 위임장이나 서면결의서는 사진 촬영이나 팩스로도 전송할 수 있다는 판례가 많이 있으나, 아직까지 조합에서는 이러한 방식으로 서면결의서 등을 제출하면 문제가 생길 수 있다.
따라서 서면결의서도 정관 등에서 규정하고 있는 방식으로 제출하는 것이 가장 안전하다. 즉, 조합 정관에서 '휴대전화로 촬영한 사진을 문자나 팩스 등으로 전송할 수 있다'라는 식으로 규정하고 있다면 이러한 전자적인 방식으로도 위임장이나 서면결의서를 제출할 수 있지만, 만약 이러한 내용이 없는데도 위와 같은 방식을 사용했다면 무효가 될 수 있으니 주의해야 한다.
법원 판단
이 사건 규약은 서면에 의한 의결권 행사와 관련하여 제23조 제3항, 제4항에서 '서면으로도 의결권 행사가 가능하고, 서면으로 의결권을 행사할 때에는 안건 내용에 대한 의사를 표시해서 총회 전일까지 조합에 도착하도록 제출하여야 한다'고 규정하고 있을 뿐, 전자서면이나 종이서면 등과 같은 서면결의서의 형태와 그 제출 방식에 특별한 제한을 두고 있지 않다. 또한 이 사건 임시총회의 경우 전자파일 형태의 서면결의서 제출을 명시적으로 배제하고 있다고 보기 어렵고, 전자차일 형태의 서면결의서 제출이 인정된다면 파일 전송의 방식으로 이를 제출하는 것도 가능하다고 할 것이며, 이 사건 서면결의서에 기재된 '전자문서인증'을 엄격한 요건과 방식이 요구되는 '전자서명인증'과 동일한 의미로 해석하여야 할 이유도 없다.
이 사건 임시총회와 관련한 서면결의서 제출 방법은 '신분증 사본과 함꼐 전자출력된 서면결의서 뿐만 아니라 신분증을 올려 촬영한 서면결의서의 사진도 임시총회 안건에 대한 의사표시의 내용이 명확하고 본인의 의사표시임이 객관적으로 인증되면 조합원 본인의 서면결의로 폭넓게 인정되고, 서면결의서를 작성하여 신분증을 올려 촬영한 후 임시총회 의장의 핸드폰으로 사진을 전송하여 본인의 의사표시임을 증명하는 사진 전자문서인증을 받는 경우 신분증과 전자서면에 의한 확인절차를 거친 것이므로 본인의 의사표시로 인정된다'는 취지로 규정하고 있다. 따라서 사진파일을 휴대폰 문자메시지를 통하여 전송하는 방식으로 서면결의서를 제출하였다고 하더라도 이 사건 규약 등에서 정한 서면결의서의 제출 방식을 위반하였다고 단정할 수 없다.
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